H Διοικητική Γραμματέας είναι το διοικητικό στέλεχος  του Σχολείου Ξένων Γλωσσών, αναμφισβήτητα το  alter ego του Διευθυντή/τριας, και συμβάλλει σημαντικά στην επιτυχία του έργου μας.

Η εξέλιξη της Διοικητικής Γραμματέως σε σημαντικό παράγοντα πωλήσεων και δημοσίων σχέσεων εξαρτάται κατά το 55%, και ίσως περισσότερο, από εμάς τους ίδιους. Η βελτίωση των πωλήσεων και ο καλύτερος χειρισμός των δημοσίων σχέσεων στο  Σχολείο Ξένων Γλωσσών εξαρτάται αρχικά από εμάς τους ίδιους και από το τι πιστεύουμε για το προφίλ της Διοικητικής Γραμματέως, π.χ.: 

1. Ποια ακριβώς είναι η εικόνα της Δ. Γρ.  που έχουμε προσλάβει;

Είναι ένα νεαρό άτομο ή ένα συγγενικό/φιλικό πρόσωπο που θα κάνει όλες τις "μικροδουλειές" ή τις εργασίες που συνήθως δεν θέλουμε ή δεν προλαβαίνουμε να κάνουμε εμείς; Ή έχουμε επιλέξει μία επαγγελματία με ειδικές σπουδές στο αντικείμενο, με πείρα και εκπαίδευση και με τη θέληση για περαιτέρω επιμόρφωση και εξέλιξη;

2.  Πως την επιλέξαμε;

Καταφύγαμε στην παραπάνω εύκολη λύση, την προσλάβαμε κάτω από πίεση ή δώσαμε χρόνο στον εαυτό μας και ακολουθήσαμε τη σωστή διαδικασία πρόσληψης, βάζοντας αγγελία, ελέγχοντας αιτήσεις, κάνοντας συνεντεύξεις και έχοντας συγκεκριμένες απαιτήσεις; Και όλα αυτά, όχι τον Σεπτέμβριο, αλλά πολύ πριν τον Ιούνιο.

3. Ποιες είναι οι απαιτήσεις μας από την Δ.Γρ.; Κατά πόσο έχουμε διαμορφωμένη άποψη ως προς τα καθήκοντα και τις υπευθυνότητες της;

Είμαστε έτοιμοι, αφού βεβαίως έχουμε πρώτα δείγματα της ικανότητας και του ενδιαφέροντός της, να της αναθέσουμε (όπως και είναι απόλυτα σωστό) όλες τις διοικητικές εργασίες του σχολείου μας;

Πόσο έτοιμοι είμαστε να δεχτούμε τις προτάσεις της και πόση πρωτοβουλία (μέσα σε πλαίσια) είμαστε διατεθειμένοι να της δώσουμε;

4. Θεωρούμε τη Δ. Γρ. στέλεχος του σχολείου μας ισότιμο με τους καθηγητές/τριες; Σεβόμαστε τις απόψεις της;

Αντιμετωπίζουμε τη Δ. Γρ. ως το διοικητικό μας στέλεχος και φερόμαστε ανάλογα μπροστά στο κοινό ή στους άλλους συνεργάτες μας;

Είναι παρούσα στις συναντήσεις στελεχών και παίρνει μέρος στη συζήτηση; Με εξαίρεση βέβαια σε ό,τι αφορά εκαπιδευτικά, διδακτικά καθήκοντα και θέματα διδασκαλίας και επεξεργασίας διδακτικής ύλης. 

5.  Ποιο είναι το περιβάλλον της εργασίας της;

 Έχει το δικό της γραφείο, το οποίο μπορεί να διαμορφώσει όπως αρμόζει και με τον πιο λειτουργικό τρόπο;

6.  Δίνουμε κίνητρα, χρησιμοποιώντας έγκαιρα θετική

ανατροφοδότηση/'έπαινο ή, στην ανάλογη περίπτωση, κριτική, ΑΛΛΑ μόνο για τη συγκεκριμένη πράξη ή σφάλμα και όχι για το άτομο αυτό καθεαυτό;

7.  Πόσο επαινούμε και ευχαριστούμε δημόσια τη Δ. Γρ. για τη  συμβολή της στην επιτυχία του έργου μας;

Είμαστε διατεθειμένοι να προσφέρουμε ένα πριμ στη Δ. Γρ.  για τις προσπάθειές της για την επιτυχία των εγγραφών και για την έγκαιρη ή ολική πληρωμή των διδάκτρων μέχρι το τέλος του σχολικού έτους;

8. Ποιες είναι οι πιθανότητες "εξέλιξης" για τη Δ. Γρ. μέσα στον  οργανισμό μας;

Τι εναύσματα της προσφέρουμε;  Αν σκεφτούμε τις απαντήσεις μας στα ερωτήματα αυτά, θα έχουμε κάνει μια σωστή επιλογή και θα συνεργαζόμαστε άψογα με τη Διοικητική Γραμματέα μας.

ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ ΓΙΑ ΕΠΙΤΥΧΗΜΕΝΕΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ  ΚΑΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΕΣ ΔΗΜΟΣΙΕΣ ΣΧΕΣΕΙΣ

• Γνωρίζετε καλά το "προϊόν" σας. Το στέλεχος πωλήσεων έχει επιτυχίες όταν πιστεύει σ'αυτό που προσφέρει.

• Πελάτες είναι όλοι: γονείς και μαθητές.

• Ακούτε προσεκτικά τον πελάτη: είναι το σημαντικότερο προσόν του στελέχους πωλήσεων και θεωρείται πραγματικό ταλέντο.

• Δώστε την ευκαιρία στον πελάτη σας να σας πει τι θέλει και αφήστε του χρόνο να σκεφτεί.

• Μην μιλάτε πολύ: είναι δείγμα ανασφάλειας και απειρίας.

• Προσέχετε πολύ τη γλώσσα του σώματος, τις χειρονομίες και τις εκφράσεις του προσώπου σας.

• Μην αντιδράτε στα παράπονα, στο θυμό ή στις αντιρρήσεις του πελάτη. Δεν έχει την πρόθεση να σας θείξει προσωπικά.

• Προσπαθήστε να βλέπετε κάθε περίπτωση παραπόνου ή προβλήματος και μέσα από τα μάτια του πελάτη σας, όχι μόνο από την δική σας πλευρά.

• Διαμορφώστε το γραφείο σας σε ένα χώρο λειτουργικό, καθαρό, ευχάριστο, αλλά και επαγγελματικό. Άψογο παρουσιαστικό και καθαρό γραφείο είναι η πρώτη θετική επαφή και εντύπωση.

• Καλλιεργήστε τη φωνή σας  : μιλάτε καθαρά, θετικά, με χαμηλούς τόνους και ευχάριστα. Δίνετε με τη φωνή σας την αίσθηση του "χαμόγελου".

"ΔΕΝ ΕΧΕΙ ΣΗΜΑΣΙΑ ΠΟΣΑ ΓΝΩΡΙΖΕΤΕ ΓΙΑ ΤΙΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ, ΑΛΛΑ ΤΙ ΚΑΝΕΤΕ."