10 συμβουλές συγγραφής επαγγελματικού email.
Ψάχνοντας στο Διαδίκτυο, θα ανακαλύψετε ότι πολλά πράγματα έχουν τα μυστικά τους. Το μπάρμπεκιου έχει τα μυστικά του, η καλλιέργεια κάκτων έχει τα μυστικά της, το ντεμακιγιάζ έχει τα μυστικά του, το ξαρμύρισμα του μπακαλιάρου έχει τα μυστικά του και φυσικά η παρασκευή του εθνικού μας ποτού (φραπές) έχει τα μυστικά της.
Όμως τι γίνεται με τα emails μας; Πόσες φορές έχετε στείλει ένα email και εύχεστε να μην διαβαστεί από τον παραλήπτη; Πόσες φορές έχετε στείλει επόμενο email γιατί το πρώτο ήταν ελλιπές; Είμαι σίγουρος, πολλές. Για αυτό, επειδή και το email έχει τα μυστικά του, δείτε τις συμβουλές μου στο άρθρο μου που ακολουθεί.
#01 Το project πάντα στον τίτλο του email.
Γνωρίζω ότι βιάζεστε. Ότι πρέπει να στείλετε το email μέσα στο επόμενο λεπτό, ότι ίσως ήδη το έχετε καθυστερήσει. Παρ’ όλα αυτά, μην αμελείτε ποτέ την αναφορά του project στον τίτλο του email. Θα έρθει και θα σας στοιχειώσει όταν θα αναζητάτε το συγκεκριμένο email μετά από ένα ή δύο μήνες – και τότε, θα χάσετε πολύ περισσότερο χρόνο ψάχνοντας (και βρίζοντας).
#02. “Email manent”.
Θυμάστε από το σχολείο το ρητό “scripta manent” (πλήρης φράση “Verba volant, scripta manent”, τα λόγια πετούν, τα γραπτά μένουν); Το ίδιο ισχύει και για τα emails. Ό,τι γράφεται, μένει. Για αυτό θα πρέπει να χειρίζεστε τα email σας ανάλογα. Ποτέ προσβλητικοί. Ποτέ ειρωνικοί. Ποτέ αναιδείς ή θρασείς. Ακόμα και αν ο αποδέκτης του email είναι, κατά τη γνώμη σας, ανίκανος, άχρηστος ή απατεώνας, το email δεν είναι το μέσο για να εκτονωθείτε.
#03. Είναι email. Δεν είναι σεντόνι.
Οι έρευνες έχουν δείξει ότι σχεδόν 75% των επαγγελματιών περνούν 1 με 2 ώρες την ημέρα τσεκάροντας emails. Μην γράφετε τεράστια emails που αποθαρρύνουν τον αναγνώστη από το να τα διαβάσει από την πρώτη κιόλας στιγμή. Σκεφθείτε τη δική σας αντίδραση όταν βλέπετε τέτοια “σεντόνια”. Εάν έχετε πραγματικά τόσα πολλά να πείτε, οργανώστε είτε μία συνάντηση είτε ένα teleconference.
#04. Και η γραμματοσειρά παίζει τον ρόλο της.
Υπάρχουν κάποιες default, όχι πάνω από 5 με 6, γραμματοσειρές που χρησιμοποιούνται ευρύτατα. Διαλέξτε κάποια από αυτές. Εάν δεν σας αρέσει, ψάξτε για κάποια γραμματοσειρά που μπορεί να σας κάνει κλικ, αλλά αποφύγετε όλες τις χειρόγραφες, παιδικές, καλλιτεχνικές ή περίτεχνες. Θυμηθείτε ότι ένας μεγάλος αριθμός συνεργατών βλέπει τα emails του στο κινητό του – μην τους αναγκάζετε να σας καταριούνται επειδή δεν μπορούν να τα διαβάσουν καλά.
#05. Get to the point with bullet points.
Ο σκοπός ενός επαγγελματικού email είναι να μεταφέρει ένα μήνυμα στον αποδέκτη στον πιο σύντομο χρόνο με όση καλύτερη κατανόηση μπορεί να υπάρξει. Χρησιμοποιείστε bullet points αντί για “ελεύθερο κείμενο”. Θα ανακαλύψετε ότι και εσείς θα βάλετε τις σκέψεις σας σε πιο σωστή σειρά και θα βελτιώσετε κατά πολύ την αντίληψη του αποδέκτη σας.
#06. Υπογράφετε τα email σας.
Τα email σας πρέπει πάντα να υπογράφονται, με τον τελευταίο σας τίτλο και θέση στην εταιρεία. Ανανεώνετε κατά καιρούς την υπογραφή σας, όποτε χρειαστεί. Τυποποιήστε το κλείσιμο του email σας: η φράση “φιλικά” ή “best regards” στα αγγλικά είναι οι ασφαλέστερες επιλογές. Αποφύγετε τις μεγάλες φράσεις του στιλ “Παραμένω στη διάθεσή σας για κάθε πληροφορία” – μετά το τρίτο ή τέταρτο email γίνονται εκνευριστικές.
#07. Τσεκάρετε για ορθογραφικά και συντακτικά.
Ξέρω ότι (κατά πάσα πιθανότητα) δεν είστε φιλόλογος. Ωστόσο, αυτός δεν είναι λόγος να διαβάζουμε τα email σας και να “πονάνε” τα μάτια μας – και μαζί τους να πονάει και η ελληνική γλώσσα. Μόλις γράψετε το email σας, κάνετε πάντα ένα δεύτερο τσεκ (ειδικά στον τίτλο) και “ψαρέψτε” τουλάχιστον τα βασικά ορθογραφικά και συντακτικά λάθη.
#08. Όχι email για ψύλλου πήδημα.
Βάλτε ένα όριο στο τι μπορεί να είναι email και στο τι μπορεί να είναι τηλεφώνημα ή έως και μία φωνή στο απέναντι δωμάτιο. Δεν υπάρχει λόγος, εάν η γραμματέας σας έχει καθυστερήσει το πρωινό σας τσάι, να στείλετε email “Πού είναι το τσάι μου;”. Σας κάνει να δείχνετε λιγότερο σοβαροί από ό,τι θα θέλατε και, κατά πάσα πιθανότητα, δεν θα σας φέρει το τσάι σας ταχύτερα, καθώς η γραμματέας σας πρέπει να απαντήσει και στο email.
#09. Όχι παλαιότερο email για τρέχον project.
Κάποιες φορές, ίσως από βιασύνη, ίσως από ελλιπή γνώση του mailer της εταιρείας, ψάχνετε έναν αποδέκτη και τον βρίσκετε από ένα παλαιότερο email. Μην χρησιμοποιείτε αυτό το παλιό email για να επικοινωνήσετε για θέμα που σας αφορά σήμερα. Όλοι οι εμπλεκόμενοι ενδέχεται να μπερδευτούν και ο λογιστικός εφιάλτης δεν είναι μακριά.
#10. Κρατήστε το επαγγελματικό.
Τελευταίο, αλλά αρκετά σημαντικό – όσο εξωστρεφής και να είστε, όσο και να θέλετε να σχολιάσετε κάτι εκτός εργασίας, κάνετε το σε οτιδήποτε άλλο εκτός από το επαγγελματικό email. Πιστέψτε με, το να ολοκληρώνετε το ακριβές και λεπτομερές επαγγελματικό σας email με τη φράση “Α! Και δεν σας είπα! Η Ρουμανία σε αυτή τη Eurovision τα σπάει!” δεν είναι αυτό που πρέπει να κάνετε.
Θέμης Σαρανταένας
Σύμβουλος Μάρκετινγκ
& Ανάπτυξης Επιχειρήσεων
